Il tema della gestione documentale e dell’archiviazione ottica sostitutiva è un tema molto sentito e di grande attualità, tanto per la Pubblica Amministrazione che per le imprese private, da candidarsi a pieno titolo come IL PROGETTO più rivoluzionario degli ultimi anni.

Alla base di questa spinta innovativa ci sono il Decreto del 23 gennaio 2004 e la Deliberazione CNIPA n.11/2004, che tracciano le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico il cui obiettivo ultimo è quello di realizzare un vero e proprio ufficio senza carta.

I vantaggi conseguenti alla realizzazione di progetto sono evidenti sia in termini di riduzione dei costi di materiali nel medio e nel lungo periodo (costi della carta, costi di stoccaggio ed archiviazione, etc.), sia in termini di rapidità nell’accesso all’informazione.

La potenza della ricerca, la rapidità della consultazione, si traducono alla fine in una maggiore produttività in funzione di una drastica riduzione del tempo per l’accesso alla documentazione.

La Conservazione ottica sostitutiva secondo le disposizioni di legge si può estendere a tutti gli ambiti dell’impresa o dell’ufficio: dalla contabilità ordinaria, alla fatturazione elettronica, alle buste paga, a tutta la documentazione prodotta e che viene conservata su supporto cartaceo. Il passaggio dal supporto fisico cartaceo ad uno elettronico avviene con la digitalizzazione dei documenti attraverso specifici strumenti di acquisizione ottica; la documentazione prodotta nativamente in formato elettronico invece può necessitare del salvataggio delle diverse versioni di uno stesso file. Al di la degli aspetti legati alla conservazione dei documenti digitali ( esternalizzazione, gestione interna, accesso, etc. ) e del loro trattamento ( sistemi di versioning, workflow redazionali, etc ), il nodo fondamentale è l’utilizzo di strumenti atti a garantire la legalità dell’archiviazione che aggiungano alla documentazione le informazioni necessarie ad una loro corretta conservazione.

Tale passaggio è garantito, a titolo d’esempio, dall’utilizzo di strumenti sofisticati come la firma digitale da apporre sui documenti e l’utilizzo di sistemi di posta elettronica certificata per la trasmissione dei dati. In tali ambiti Archeometra vanta una lunga esperienza sia con enti pubblici che con imprese private che la qualificano come partner ideale per CONSULENZE e lo sviluppo dei piani di archiviazione ottica sostitutiva.

L’utilizzo di smart card e di sistemi di autenticazione forte per un corretto salvataggio e tracciatura delle attività rappresenta una delle attività che ci ha visto maggiormente impegnati negli ultimi 4 anni. Oggi come oggi vi sono molteplici società che propongono servizi legati alla smaterializzazione dei documenti cartacei e alla loro conservazione nel tempo secondo le nuove normative vigenti.

In questo ambito Archeometra srl si pone come partner ideale per accompagnare una impresa o una pubblica amministrazione nel progettare e portare a regime un progetto di CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA.